Constancia de cotejo en listas: qué es y qué no es
Un sujeto obligado que coteja a sus clientes contra listas restrictivas hace algo que la autoridad puede preguntarle: ¿cuándo lo revisaste? Si la respuesta es «lo vi en pantalla», no hay nada que enseñar. La constancia de cotejo existe para eso. Pero es fácil pedirle más de lo que es, o menos, así que conviene decir con precisión qué es y qué no.
Qué es
Es un documento de evidencia propia: lo produce el sistema con el que trabajas y queda en tu expediente. Una constancia bien hecha asienta, por lo menos:
- quién es el sujeto obligado que consulta y a quién consultó;
- la fecha y la hora, en hora de México;
- cada lista consultada, con su fecha de publicación y su número de entradas;
- el resultado: si hubo o no coincidencias;
- quién ejecutó el cotejo, o si fue automático;
- lo que el cotejo no cubre;
- una huella del contenido.
La constancia que genera NexusPLD hace esto y trae un renglón que casi nadie incluye: declara sus límites. Dice, por ejemplo, que la Lista de Personas Bloqueadas de la UIF (Unidad de Inteligencia Financiera) no forma parte del cotejo porque la autoridad no la publica.
Qué es la huella y para qué sirve
La huella es un SHA-256 del contenido sellado. SHA-256 es un algoritmo estándar que convierte cualquier texto en una cadena fija de 64 caracteres: si cambias una sola letra del original, la cadena cambia por completo. El contenido se escribe en un formato canónico (llaves ordenadas, sin espacios) y ese mismo texto viene impreso al final del PDF. Quien dude puede copiarlo, calcularle el SHA-256 y comparar. Si alguien altera una lista, una fecha o una coincidencia, la huella deja de cuadrar.
Esto no la vuelve infalible ni oficial. La vuelve verificable: demuestra que el documento que presentas es el que el sistema emitió ese día, y que nadie lo retocó después.
Qué no es
- No es un documento de la autoridad. No la expide la UIF ni el SAT (Servicio de Administración Tributaria), y no tiene valor por sí misma frente a ellos. Vale como evidencia de lo que tú hiciste.
- No dice que el cliente esté «limpio». Dice que, en esas listas y con esas fechas de corte, no apareció el nombre consultado. La lista 69-B del SAT, por ejemplo, se busca por RFC (Registro Federal de Contribuyentes) y es un indicador de riesgo, no un veredicto.
- No resuelve una coincidencia. El parecido entre dos nombres no identifica a una persona. Si hubo coincidencia, la determinación de quien revisó tiene que constar por separado en el expediente.
- No sustituye la determinación sobre una persona políticamente expuesta. La consulta PEP es otra cosa, con otra vía, y todavía no está disponible: la explicamos aquí.
Por qué conviene tenerla en el expediente
Dos artículos de la Ley Federal para la Prevención e Identificación de Operaciones con Recursos de Procedencia Ilícita (LFPIORPI, texto vigente con la reforma del Diario Oficial de la Federación (DOF) del 16 de julio de 2025) explican por qué:
Si te llega una visita, una captura de pantalla de hace meses no demuestra nada; una constancia con fecha, listas y huella demuestra que hiciste la consulta cuando dices que la hiciste. Además, el Art. 18, fracción I, te pide identificar y conocer a cada cliente; el cotejo contra listas es parte de conocerlo, y la constancia es su papel.
Y una razón que es de oficio más que de ley: la revisión de auditoría que prevé el Art. 46 de las Reglas de Carácter General evalúa la efectividad del cumplimiento de todas las obligaciones. Un auditor prefiere un documento con huella a una promesa.
Preguntas frecuentes
¿La constancia de cotejo la expide la UIF o el SAT?
No. La genera el sistema con el que trabajas y vale como evidencia de lo que tú hiciste, no como documento de la autoridad.
¿Cuánto tiempo tengo que guardar la constancia?
Al menos diez años contados desde la fecha de la actividad, como el resto del soporte de la Actividad Vulnerable (Art. 18, fracción IV de la Ley).
Cómo usarla bien
- El cotejo corre al dar de alta al cliente y cada día. Descarga la constancia al alta y de nuevo cuando algo cambie: un cambio de razón social, una operación grande, una renovación.
- Guárdala en su expediente, junto con la identificación y la declaración de persona políticamente expuesta.
- Si hubo coincidencia, agrega al expediente tu determinación escrita, con fecha y firma de quien la tomó.
- Conserva todo al menos diez años, como pide el Art. 18, fracción IV.
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